หลักการและแนวคิดสำหรับการเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้ามือใหม่อาจจะดูเป็นเรื่องยุ่งยากเพราะการก้าวมาเป็นหัวหน้าคนจะต้องมีความพร้อมในหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นประสบการณ์ ความรู้ ประสบการณ์ หรือบางครั้งก็อาจจะต้องอาศัยความอาวุโสเพื่อให้ควบคุมงานได้ง่ายขึ้น และสร้างเป็นความสำเร็จให้กับองค์กร
ความสำคัญของการมีผู้นำที่ดี
ลำดับขั้นของตำแหน่งในแต่ละองค์กรมักจะถูกแบ่งลงมาเป็นลำดับชั้น โดยจะกำหนดให้มีผู้นำในแต่ละระดับเพื่อการบริการจัดการเป็นทอด ๆ นั่นหมายความว่าผู้นำ ผู้จัดการ หรือหัวหน้าของแต่ละแผนกย่อมมีความสำคัญเพื่อให้การทำงานในแต่ละส่วนเป็นไปอย่างราบรื่น
ถ้ามีหัวหน้าหรือผู้นำที่ดีก็จะชักนำลูกน้องไปยังเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีการบริหารจัดการที่ดี ช่วยให้ใช้ทรัพยากรที่มีได้อย่างคุ้มค่า ดึงศักยภาพของบุคลากรแต่ละคนออกมาได้เต็มที่ การประสานงานแต่ละแผนกก็ทำได้แบบไม่มีติดขัด องค์กรก็จะก้าวเข้าไปใกล้ความสำเร็จได้มากขึ้นด้วย
หน้าที่ของผู้จัดการคืออะไร ?
ผู้จัดการ หรือ Manager คือตำแหน่งที่ต้องดูแลภาพรวมของธุรกิจเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร โดยอาจจะมีความรับผิดชอบดูแลทั้งองค์กรหรือแค่แผนกใดแผนกหนึ่ง โปรเจ็คใดโปรเจ็คหนึ่งก็ได้ ขึ้นอยู่กับหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายมา
หน้าที่หลักของการเป็นผู้จัดการคือการดูแลภาพรวมของธุรกิจหรือองค์กร ต้องเป็นคนติดต่อกับผู้บริหารระดับสูงแล้วนำนโยบายมาบอกต่อยังลูกน้องภายในทีม ผลักดันให้เกิดการทำงาน ตลอดจนควบคุมดูแลการทำงานของทีมด้วย
ผู้จัดการจะต้องเป็นคนกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้บริหารระดับสูงกับลูกน้องในความดูแลเพื่อผลักดันนโยบาย เป้าหมาย และกลยุทธ์ต่าง ๆ เพื่อผลประโยชน์สูงสุดขององค์กร ผู้จัดการจึงต้องมีทั้งความรู้และทักษะที่เพียบพร้อม ต้องมีความสามารถในการวางแผน การบริหารจัดการ ทักษะการติดต่อสื่อสาร และจะต้องควบคุมดูแลการทำงานของทีมให้เป็นไปอย่างราบรื่น
สำหรับผู้จัดการมือใหม่อาจรู้สึกว่าเป็นเรื่องยากเพราะมีแต่หน้าที่ที่ไม่คุ้นเคย และถ้าเป็นคนที่มีความรู้ ความสามารถทุกด้านอยู่แล้วก็มักจะทำงานแทนลูกน้องอยู่บ่อย ๆ เพราะรู้สึกว่าตัวเองทำได้ดีกว่า แต่หน้าที่หลักของการเป็นผู้จัดการคือการบริหารจัดการและคอยควบคุมดูแล แม้จะเป็นผู้นำในการทำงานได้แต่ก็ควรปล่อยให้ลูกน้องหรือลูกทีมทำเองเพื่อพัฒนาฝีมือของพวกเขาด้วย
หลักการทำงานที่ดีสำหรับการเป็นผู้จัดการ
หลายครั้งที่ผู้จัดการถูกเลื่อนตำแหน่งมาจากผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ที่มีประสบการณ์การทำงานสูง เมื่อมาอยู่ในตำแหน่งใหม่ก็ไม่รู้ว่าต้องจัดการกับหน้าที่ของตัวเองยังไง เราจึงขอแนะนำหลักการทำงานที่ดีสำหรับการเป็นผู้จัดการดังนี้
หลักการทำงานในตำแหน่งผู้จัดการที่ดีจะต้องควบคุมและจัดการทีมของตัวเองได้ การตัดสินใจต้องเด็ดขาด รวดเร็ว รู้จักใช้คนให้เหมาะสม แต่ก็ต้องมีความเป็นผู้นำ ทำงานกันด้วยความปรองดอง และต้องสามารถพัฒนาทีมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้
ผู้จัดการต้องควบคุมและจัดการ
คำว่า “ผู้จัดการ” หมายถึงผู้มีหน้าที่ในการบริหารจัดการ ดังนั้นผู้จัดการจะต้องทำหน้าที่ในการควบคุม ไม่ต้องลงมือทำงานเอง ผู้จัดการที่ดีจะต้องไว้วางใจให้ลูกน้องทำงานแทนแล้วคอยให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์ ตลอดจนกำหนดเป้าหมาย บริหารงาน ควบคุมงาน และตรวจสอบงานให้สำเร็จตามเป้าหมายที่วางเอาไว้เท่านั้น
ผู้จัดการต้องตัดสินใจเด็ดขาด
หนึ่งในคุณสมบัติที่ผู้นำจะต้องมีก็คือการตัดสินใจที่เฉียบขาด ว่องไว และผู้จัดการคือคนที่รู้ปัจจัยต่าง ๆ ภายในองค์กรรอบด้าน ข้อมูลในการคิดหรือตัดสินใจก็มีมากกว่าบุคลากรอื่น ดังนั้นจะต้องตัดสินใจเลือกทางที่ดีที่สุดขึ้นมาอย่างเด็ดขาดโดยคำนึงถึงประโยชน์ขององค์กรเป็นหลัก
ผู้จัดการต้องรู้จักใช้คน
การเป็นผู้จัดการจะต้องเป็นผู้คัดเลือกทีมงานขึ้นมาให้เหมาะสมกับตำแหน่งหน้าที่ ไม่เอาความชอบของตัวเองมาเป็นตัวตัดสิน ต้องเลือกคนมาให้เหมาะกับงาน ในการคัดเลือกคนต้องมองจุดเด่นหรือความสามารถให้ออกแล้วนำมาใช้ให้ถูกทางเพื่อผลประโยชน์ขององค์กร
ผู้จัดการต้องมีความเป็นผู้นำ
การเป็นผู้นำที่ดีนั้นไม่ได้หมายถึงการชี้นิ้วสั่งแล้วรายงานผู้บริหารอย่างเดียว แต่จะต้องร่วมกันรับผิดชอบงานที่กำลังทำไปพร้อมกับลูกน้อง ต้องเสนอแนะแนวทางที่เหมาะสม ร่วมกันแก้ไขปัญหา ควบคุมงาน และตรวจสอบการทำงานเพื่อความถูกต้อง ถ้าจำเป็นก็อาจจะลงไปช่วยเหลือด้วยตัวเองได้เพื่อให้ผลงานออกมาดีที่สุดแต่จะต้องไม่ทำเองเป็นประจำ
ผู้จัดการต้องพัฒนาทีมได้
ผู้จัดการจะต้องมีความสามารถในการพัฒนาทีม ต้องขัดเกลาจุดเด่นและลบจุดด้อยของลูกน้องเพื่อให้มีศักยภาพในการทำงานดีขึ้น และจะต้องทำงานแบบเชิงรุกด้วยการโน้มน้าวใจให้บุคลากรทั้งหมดมีเป้าหมายที่สอดคล้องไปกับความสำเร็จขององค์กรแล้วผลักดันให้ทำตามแผนงานนั้นอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่แค่รอรับคำสั่งจากผู้บริหารแล้วทำตามอย่างเดียวเท่านั้น
ผู้จัดการต้องสร้างความปรองดอง
เมื่อมีทีมงานของตัวเองแล้ว ผู้จัดการยังต้องสร้างความปรองดองให้เกิดขึ้นทั้งในทีมและกับทีมอื่น ๆ ด้วย การทำงานจะต้องสอดคล้องกัน ชักจูงให้เกิดการร่วมมือกัน การตรวจสอบบางอย่างผู้จัดการควรลงมือทำด้วยตัวเองเพื่อไม่ให้ลูกน้องต้องระแวงกันเองภายในทีม การติดต่อประสานงานต่าง ๆ ก็ต้องมีความรอบคอบ นึกถึงจิตใจของอีกฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นการประสานงานภายในทีมหรือกับทีมอื่นด้วยก็ตาม
แนวคิดในการทำหน้าที่ผู้จัดการ
นอกจากจะมีหลักในการเป็นผู้จัดการแล้ว แนวคิดที่ควรมีสำหรับการเป็นผู้จัดการก็สำคัญไม่แพ้กัน เพราะแนวคิดจะเป็นตัวกำหนดการทำงานและยังช่วยพัฒนาทัศนคติที่มีต่อหน้าที่ให้เหมาะสมยิ่งขึ้น ส่งผลไปถึงการทำงานต่าง ๆ ที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ด้วย โดยทั่วไปแล้วจะมีแนวคิด 8 ข้อที่ผู้จัดการมือใหม่ควรนำมาปรับใช้ ได้แก่
ความชัดเจนในฐานะผู้จัดการคือจะต้องวางเป้าหมายงานโดยคำนึงถึงนโยบายองค์กรเป็นหลักและสั่งการให้ลูกน้องทำตามแผนนั้นได้อย่างละเอียด
1. มีความชัดเจน
การเป็นผู้จัดการจะต้องทำอะไรชัดเจน ต้องดูหน้าที่ เป้าหมาย และจุดประสงค์ของงานทั้งหมดแล้วทำออกมาให้ตรงประเด็น ในการรายงานต่อผู้บริหารก็ต้องทำอย่างตรงไปตรงมา วางแผนงานให้มีความชัดเจน การสั่งงานลูกน้องจะต้องทำอย่างละเอียด ตรงตามวัตถุประสงค์โดยยึดเป้าหมายขององค์กรเป็นหลักเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าจะต้องทำอะไรเมื่อไหร่บ้าง
ถ้าผู้จัดการมือใหม่มีที่ปรึกษาที่ดีก็จะช่วยให้มีข้อเสนอแนะต่าง ๆ ในการทำงาน สามารถพัฒนาความสามารถของตัวเองได้ โดยอาจจะเลือกจากผู้ที่มีตำแหน่งเหนือกว่าภายในองค์กรก่อนก็ได้ และจะต้องรู้จักตอบแทนเขาเหล่านั้นด้วย
2. มีที่ปรึกษา
ที่ปรึกษาในที่นี้อาจเป็นได้ทั้งผู้ชี้แนะแนวทางในการทำงาน ผู้ที่ช่วยปรับทัศนคติ หรือแม้แต่ผู้ที่ช่วยเป็นกระจกสะท้อนให้เห็นภาพการทำงานของตัวเอง ช่วยให้ข้อเสนอแนะเพื่อนำไปปรับปรุงการทำงาน เพราะบางเรื่องคุณจะมองไม่เห็นตัวเอง ถ้ามีที่ปรึกษาที่ดีก็จะช่วยให้การทำงานของคุณมีศักยภาพมากขึ้น และยังมีกำลังใจในการทำงานเพิ่มขึ้น
การหาที่ปรึกษาอาจเริ่มจากคนที่มีตำแหน่งสูงกว่าภายในองค์กรก็ได้ เพราะพวกเขาจะรู้ว่าต้องปฏิบัติตัวอย่างไรภายใต้กรอบขององค์กรเดียวกัน แต่ก็จะต้องคำนึงถึงความสะดวกของอีกฝ่ายด้วยว่าสามารถเป็นที่ปรึกษาให้ได้ไหม และควรมีทั้งการรับและให้ เพื่อให้อีกฝ่ายได้ประโยชน์ร่วมกัน โดยอาจเป็นการเสนอความคิดใหม่ ๆ ที่พวกเขาอาจนำไปปรับใช้ในทีมของตัวเองแทนได้
การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีอาจทำได้ด้วยการวางตัวอย่างเหมาะสม เข้าอกเข้าใจคนในทีม คอยถามไถ่ปัญหาต่าง ๆ อยู่เสมอเพื่อให้ลูกน้องเห็นถึงความใส่ใจ สร้างความมั่นใจให้เกิดขึ้นมาในทีม
3. มีความสัมพันธ์ที่ดี
เมื่อมีทีมงานแล้วผู้จัดการก็จะต้องเป็นตัวสร้างบรรยากาศที่ดีให้เกิดขึ้นกับทีมของตัวเองด้วย คุณจะต้องวางตัวอย่างเหมาะสม เปิดกว้างให้กับทุกคน ไม่ให้ความสำคัญกับลูกน้องบางคนเกินหน้าเกินตาคนอื่น มีความเข้าอกเข้าใจทุกคนในทีมอย่างเสมอภาค สร้างความมั่นใจในการทำงานเป็นทีม และต้องรู้จักดึงศักยภาพของคนในทีมทั้งหมดมาใช้ประโยชน์ร่วมกันให้ได้
การสื่อสารที่ดีจะต้องตรงประเด็น ไม่พูดจาเรื่อยเปื่อย ในการวางแผนงานก็ต้องละเอียดรอบคอบ รวมถึงจะต้องรู้จักพูดเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับลูกน้องด้วย
4. มีการสื่อสารที่ดี
หนึ่งในทักษะสำคัญของการเป็นผู้นำก็คือการสื่อสารที่ดี เพราะผู้นำจะต้องรับนโยบายจากผู้บริการมากำหนดแนวทางแล้วบอกต่อถึงลูกน้องในทีม ดังนั้นการสื่อสารทั้งหมดจะต้องชัดเจน ถ้ามีการวางแผนงานก็ต้องระบุรายละเอียดทุกอย่างออกมาครบถ้วนโดยมีเป้าหมายหลักคือความสำเร็จขององค์กร รวมถึงจะต้องสร้างแรงบันดาลใจเพื่อให้ลูกน้องในทีมก้าวไปยังเป้าหมายเดียวกันให้ได้ด้วย
การเป็นต้นแบบที่ดีจะทำให้ลูกน้องซึมซับความตั้งใจในการทำงานได้ ดังนั้นผู้จัดการจะต้องเป็นคนแรกที่ทำตามนโยบายขององค์กรให้ลูกน้องเห็น ต้องวางตัวอย่างเหมาะสม และชักชวนให้ลูกน้องทำตามแบบอย่างที่สร้างเอาไว้
5. เป็นต้นแบบที่ดี
ถ้าหัวหน้าหรือผู้จัดการไม่เป็นแบบอย่างที่ดี ลูกน้องก็อาจจะเลียนแบบหรือไม่ทำตามคำสั่งจนทำให้เสียการควบคุมได้ ดังนั้นผู้จัดการจะต้องเป็นแบบอย่างให้ลูกน้องทำตาม ไม่ว่าจะมีนโยบายอะไรออกมาจากผู้บริหาร ผู้จัดการจะต้องเป็นคนแรกที่ทำตามแล้วชักจูงให้ลูกน้องทำต่อไป การวางตัวต่าง ๆ ก็ต้องทำอย่างเหมาะสม ทั้งการพูด การกระทำ การเป็นต้นแบบในการทำงาน หากทำได้ก็จะเพิ่มความไว้วางใจให้กับลูกน้องในทีมได้ด้วยเช่นกัน
การติชมทีมงานก็คือการให้ข้อคิดเห็น ข้อเสนอแนะต่าง ๆ ในการทำงาน ถ้าทำดีก็ต้องชื่นชม ถ้าทำพลาดก็ต้องชี้ให้เห็นว่าควรปรับปรุงตรงไหนเพื่อพัฒนาศักยภาพของลูกน้อง แต่จะต้องทำตามหลักเหตุและผล และต้องเลือกใช้คำพูดอย่างเหมาะสม
6. มีการติชมทีมงาน
เมื่อตัวของคุณเองมีที่ปรึกษาคอยทำหน้าที่เป็นกระจกสะท้อนการทำงานของคุณแล้ว ตัวคุณก็จะต้องทำหน้าที่เป็นกระจกสะท้อนให้ทีมงานของตัวเองเช่นกัน ไม่ว่าลูกน้องในทีมจะทำงานออกมาแบบไหนคุณก็จะต้องคอยให้คำแนะนำเพิ่มเติมอยู่เสมอ ถ้าทำดีก็ควรให้คำชื่นชม ถ้าทำผิดก็ควรแนะนำให้ว่าต้องปรับปรุงตรงไหน
การให้คำติชมหรือวิจารณ์จะต้องอยู่ภายใต้หลักเหตุและผล รวมถึงจะต้องเลือกใช้คำให้เหมาะสมเพื่อรักษาน้ำใจของผู้ฟังแต่จะต้องชัดเจนและตรงประเด็นเพื่อให้ลูกน้องรู้ว่าควรต้องปรับปรุงส่วนไหนบ้าง ในบางกรณีอาจต้องมีการพูดคุยกันแบบส่วนตัวเพื่อเลี่ยงปัญหาความอับอายหรือทำให้เกิดความรู้สึกว่ามีใครดีเกินหน้าเกินตามากไปภายในทีม
การมอบหมายงานที่ดีจะต้องรู้ว่าควรให้งานไหนกับใคร เพราะฉะนั้นผู้จัดการจึงต้องรู้ความสามารถของลูกน้องแต่ละคน คำนวณปริมาณงานและเวลาที่เหมาะสมได้ เลือกใช้คนให้ตรงกับงานที่ทำ รวมถึงต้องมีการส่งเสริมลูกน้องที่มีความเชี่ยวชาญให้มีศักยภาพที่โดดเด่นขึ้น
7. มอบหมายงานเป็น
หน้าที่หลักของหัวหน้าหรือผู้จัดการก็คือการมอบหมายงาน ดังนั้นคุณจะต้องคำนวณปริมาณงานและเวลาที่เหมาะสมสำหรับลูกน้องแต่ละคนให้เป็น นั่นหมายความว่าคุณจะต้องทำความเข้าใจความสามารถของลูกน้องทุกคนเอาไว้ด้วยเพื่อให้แบ่งงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องรู้จักใช้คนให้ตรงกับงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด
เมื่อมอบหมายงานก็จะต้องบอกเป้าหมายให้ชัดเจนว่าต้องการอะไร อยากให้ผลงานออกมาเป็นแบบไหน มีเวลาจำกัดเท่าไหร่ ให้บอกวิธีทำงานอย่างละเอียดแต่ต้องไว้วางใจให้ลูกน้องทำเองโดยไม่เข้าไปแทรกแซงการทำงาน ถ้าจำเป็นก็ให้คำแนะนำเป็นระยะ ๆ และถ้าเห็นว่าลูกน้องคนไหนมีความเชี่ยวชาญอะไรเป็นพิเศษก็ควรส่งเสริมด้านนั้นให้ด้วย
การเป็นผู้จัดการที่ดีจะต้องมีความยืดหยุ่นทั้งด้านทักษะและจิตใจ ต้องเปิดรับความคิดใหม่ ๆ โดยไม่เอาความคิดของตัวเองเป็นที่ตั้ง และจะต้องปรับบทบาทของตัวเองให้เหมาะสมว่าในงานไหนสมควรทำอะไรบ้าง
8. มีความยืดหยุ่นสูง
ผู้จัดการที่ดีควรมีความยืดหยุ่นสูงทั้งด้านทักษะและจิตใจ ความคิดจะต้องเปิดกว้างพร้อมรับไอเดียใหม่ ๆ โดยไม่ยึดความคิดของตัวเองเป็นที่ตั้ง รวมถึงจะต้องรู้ว่าในสถานการณ์ไหนควรวางบทบาทของตัวเองไว้แบบไหน ในบางโปรเจ็คผู้จัดการอาจต้องรับหน้าที่เป็นผู้ควบคุมดูแลขั้นตอนการทำงานด้วยตัวเอง บางโปรเจ็คเหมาะจะเป็นแค่ผู้เฝ้ามองและให้คำแนะนำ หรือบางโปรเจ็คก็อาจต้องเป็นตัวกลางในการสื่อสารเจรจา สิ่งเหล่านี้ผู้จัดการต้องมองภาพรวมให้ออกแล้ววางแผนให้ดีเพื่อให้ความสำเร็จเกิดขึ้น
สรุป : หลักการและหลักคิดสำหรับการเป็นผู้จัดการ(หัวหน้า)มือใหม่
หลักการและหลักแนวคิดสำหรับการเป็นผู้จัดการหรือหัวหน้ามือใหม่อาจจะดูค่อนข้างซับซ้อนและทำได้ยากสำหรับผู้ที่ยังไม่คุ้นเคย แต่ถ้าได้ลองทำไปเรื่อย ๆ ก็จะปรับตัวเข้ากับวิธีการทำงานในตำแหน่งใหม่ได้ไม่ยากนัก
“การเป็นหัวหน้าไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ก็ไม่ใช่เรื่องยากเกินความสามารถ”
วิธีทำงานในฐานะผู้จัดการมือใหม่จึงต้องทำตามทฤษฎี PDCA ก็คือ
– Planning การวางแผน
– Do การลงมือทำ
– Check การตรวจสอบ
– Action การสร้างมาตรฐาน
ถ้าสามารถทำได้ตามทฤษฎี PDCA โดยนำหลักการและแนวคิดของผู้จัดการมาใช้ การควบคุมดูแลทีมของคุณก็จะมีประสิทธิภาพ พนักงานทุกคนจะดึงศักยภาพของตัวเองออกมาได้เต็มที่ ทุกคนในทีมจะเติบโตขึ้นไปพร้อมกัน ได้ทีมที่ทำงานทุกแบบลุล่วงไปด้วยดีเพื่อเข้าใกล้เป้าหมายขององค์กรให้ได้มากที่สุด
